Règlement intérieur (COC)

Dispositions générales

Le règlement intérieur complète et précise les statuts de l'Association TOVIBANA. Il fixe les règles pratiques de fonctionnement, de gestion et de discipline applicables à tous les membres. Ce règlement s'impose à tous les membres, sans exception , et tout adhérent s'engage à le respecter dès son admission. Le document a été adopté par l'Assemblée Générale le 26 octobre 2024 et signé à Lomé le 26 mars 2025 par le Président, ATITSO Kossi Mawufemo , et le Secrétaire Général, TOKOFAI Bemela Mawulom.

Adhésion et cotisations

Toute personne souhaitant adhérer doit remplir les formalités prévues par les statuts (formulaire, photo, lettre de demande, frais d'adhésion). Le droit d'adhésion est fixé à 5 000 F CFA et n'est pas remboursable. Chaque membre actif doit verser une cotisation mensuelle de 2 000 F CFA au plus tard le 10 du mois, soit auprès du trésorier, soit par virement bancaire. Un reçu ou une attestation de paiement est obligatoirement remis au membre.

Les retards de paiement sont sanctionnés :

  • Tout retard de plus de 3 mois expose le membre à une mise en demeure écrite.
  • Après 6 mois d'arriérés, le membre est suspendu de ses droits (vote, compte web, éligibilité) jusqu'à régularisation.
  • En cas de non-paiement au-delà de 12 mois, le membre peut être radié par décision du Bureau Exécutif, après notification.

Droits et devoirs des membres

Les membres ont le droit de :

  • Participer aux activités et aux réunions de l'association.
  • Voter et être éligible aux organes dirigeants s'ils sont à jour de leur cotisation.
  • Proposer des initiatives et des projets.
  • Bénéficier des avantages, formations et opportunités offertes par l'association.

Les membres doivent :

  • Respecter les statuts, le règlement intérieur et les décisions de l'Assemblée Générale et du Bureau Exécutif.
  • S'acquitter régulièrement de leurs cotisations.
  • Participer activement aux activités de l'association.
  • Préserver l'image et l'intégrité morale de TOVIBANA.
  • Faire preuve de discipline, de respect et de solidarité.

Réunions et discipline

Les réunions de l'Assemblée Générale sont convoquées 15 jours à l'avance. Les réunions du Bureau Exécutif et des organes locaux sont convoquées par leurs présidents respectifs. Les membres doivent être ponctuels et assidus , et les absences doivent être justifiées par écrit. Trois absences consécutives non justifiées peuvent entraîner une suspension temporaire.

Tout membre doit adopter un comportement respectueux et responsable. Les propos injurieux, la violence verbale ou physique, le détournement de fonds et les manquements graves aux valeurs de l'association sont interdits. Selon la gravité de la faute, les sanctions peuvent inclure un avertissement écrit , une suspension temporaire (de 3 à 12 mois) , ou une exclusion définitive décidée par l'Assemblée Générale.

Dispositions financières et finales

Le montant du fonds de caisse autorisé pour les dépenses courantes est fixé à 100 000 F CFA maximum. Tout mouvement de fonds doit être consigné dans un registre et justifié par des pièces comptables. Les ressources de l'association sont exclusivement affectées à ses objectifs (frais de fonctionnement, projets, activités sociales et communautaires). Tout cas non prévu par ce règlement sera tranché par le Bureau Exécutif, sous réserve de validation par l'Assemblée Générale. Le règlement intérieur est entré en vigueur dès son adoption par l'Assemblée Générale.